Protezione e sicurezza dei dati
Aspetti generali
Per la gestione degli inviti e per il processo di registrazione degli eventi, Baloise utilizza la piattaforma online del fornitore Evenito SA, Zurigo (di seguito: piattaforma).
Uffici responsabili e contatto
Gli uffici responsabili del trattamento dei dati descritto nel presente documento sono:
- Baloise Assicurazione SA, Aeschengraben 21, 4002 Basel (di seguito “Baloise” oppure “noi”)
In caso di domande l’incaricato della protezione dei dati può essere contattato scrivendo a:
Baloise Assicurazione SA
Incaricato della protezione dei dati
Aeschengraben 21, casella postale,
4002 Basel
Principio
Il trattamento dei vostri dati personali (di seguito “dati”) è fondamentale e imprescindibile per registrarsi a un evento della Baloise. Apprezziamo molto la fiducia che riponete nella Baloise, motivo per cui proteggere la vostra privacy è la nostra massima priorità. I nostri collaboratori frequentano infatti regolarmente formazioni sulla protezione dei dati e sono vincolati al rispetto di particolari obblighi di riservatezza. Inoltre, il rispetto della protezione dei dati viene da noi costantemente monitorato.
Per “trattamento dei dati” si intende qualsiasi operazione relativa ai dati personali, indipendentemente dai mezzi e dalle procedure usate, e in particolare la relativa raccolta, la conservazione, l’uso, la modifica, la comunicazione, l’archiviazione o la distruzione.
Per poter fornirvi informazioni trasparenti in merito al trattamento dei vostri dati e permettervi di comprendere meglio i singoli passaggi relativi al trattamento dei suddetti, desideriamo illustrare di seguito il modo in cui la Baloise elabora i vostri dati in occasione di eventi (ad esempio per gli accessi, le ordinazioni di pietanze, le prenotazioni di hotel, le registrazioni a eventi online ecc.). Possiamo inoltre informarvi separatamente in merito al trattamento dei dati, ad esempio all’interno di dichiarazioni di consenso.
Se ci trasmettete dati relativi ad altre persone, come ad esempio accompagnatori, daremo per scontato che siate autorizzati in tal senso e che tali dati siano corretti. Con la trasmissione di dati relativi a terzi confermate quando sopra indicato. Vi preghiamo inoltre di accertarvi che anche tali terze persone siano state informate in merito alle modalità di trattamento dei dati di seguito descritte.
1. Informazioni generali sul trattamento dei dati
1.1. Categorie di dati personali
Tra i vari dati elaboriamo i seguenti dati personali da voi forniti nel corso della procedura di registrazione. La quantità dei dati raccolti varia a seconda dell’evento.
- Dati di contatto: nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail.
- Dati di base (inclusi i dati personali degni di particolare protezione): data di nascita, età, sesso, taglia di abbigliamento, allergie (alimentari), limitazioni fisiche e per motivi di salute con riferimento a particolari attività, dati relativi al passaporto o alla carta d’identità.
- Dati relativi agli accompagnatori: nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail, data di nascita, età, sesso, allergie (alimentari), limitazioni per motivi di salute con riferimento a particolari attività, dati relativi al passaporto o alla carta d’identità.
- Dati di registrazione: dati relativi alla registrazione, alla cancellazione, alla partecipazione o alla mancata partecipazione a un evento (sul posto).
- Altri dati: il comportamento tenuto dall’utente durante l’utilizzo della piattaforma per l’evento online (se l’utente ha effettuato il login, durata della sua partecipazione, eventuali domande inviate sotto forma di messaggi in chat).
1.2. Scopi del trattamento dei dati
I vostri dati vengono trattati dalla Baloise solo per quegli scopi indicati al momento della raccolta degli stessi oppure per gli scopi imposti per legge o per i quali la Baloise è autorizzata al trattamento.
1.2.1 Trattamento ai fini dello svolgimento di un evento
Nel momento in cui vi registrate per un evento della Baloise all’interno della piattaforma, i vostri dati verranno da noi trattati, in particolare i dati di contatto e di base e quelli relativi ai vostri accompagnatori nonché i dati di registrazione, nella misura in cui questo si renda necessario ai fini della preparazione (registrazione, corrispondenza), dello svolgimento e del follow-up (controlling) dell’evento.
1.2.2 Elaborazione per scopi di marketing
I vostri dati possono essere da noi utilizzati per inviarvi pubblicità in merito ai nostri prodotti e servizi, nonché indicazioni relative ad altri eventi da noi organizzati. È possibile disdire la newsletter in qualsiasi momento. Se non desiderate ricevere pubblicità, potete comunicarcelo al nostro indirizzo di contatto.
1.2.3 Altri scopi
Eventuali ulteriori scopi del trattamento dei dati variano a seconda dell’evento.
- Utilizziamo il comportamento di utilizzo registrato in occasione degli eventi online che si tengono su piattaforme online per valutazioni statistiche e analisi dei dati allo scopo di ottimizzare i nostri eventi in termini di durata e contenuti e adattarli meglio alle vostre esigenze.
- Nel caso di eventi online che offrono la possibilità di inviare domande via chat, le domande riceveranno una risposta in forma anonima e saranno messe a disposizione di tutti i partecipanti; in alternativa le domande saranno inoltrate al consulente alla clientela che provvederà personalmente a fornire una risposta.
- In caso di eventi che si svolgono in presenza, i dati di registrazione vengono utilizzati al fine di ottemperare ai piani di protezione della salute stabiliti dalle autorità (ad esempio Covid-19) in modo da potervi eventualmente contattare qualora si rendessero necessarie ulteriori misure di protezione o di prevenzione.
1.3. Destinatari dei dati personali
Con riferimento all’organizzazione di eventi, sono assolutamente necessarie l’elaborazione dei dati e la trasmissione di essi a terzi presenti sul territorio nazionale o all’estero. Questo riguarda innanzitutto i vostri dati di base e dei vostri accompagnatori, ed eventualmente anche i dati di registrazione. I destinatari dei dati variano a seconda dell’evento. Le seguenti categorie di destinatari ricevono i vostri dati in base al tipo di evento:
- i servizi di catering / ristoranti possono ricevere in particolare dati relativi a eventuali allergie (alimentari) esistenti in modo da tenerne dovuto conto,
- gli hotel / le agenzie di viaggio / le compagnie aeree e ulteriori operatori possono ricevere i vostri dati di contatto nonché i relativi dati del passaporto al fine di prenotare trasferimenti e alloggi,
- gli operatori che organizzano attività possono ricevere i vostri dati di contatto e i dati relativi a eventuali limitazioni fisiche o per motivi di salute, a seconda dell’evento,
- le autorità possono ricevere i dati di contatto dei partecipanti sulla base dei rispettivi piani di protezione esistenti nell’ambito della pandemia di Covid-19 (ad esempio ai fini del tracciamento dei contatti) in modo da poterli contattare qualora si rendessero necessarie ulteriori misure di protezione o prevenzione,
- i fornitori di servizi, ovvero imprese giuridicamente indipendenti sul territorio nazionale e all’estero che elaborano dati per nostro conto. Questi fornitori sono tenuti contrattualmente a rispettare gli scopi da noi definiti per il trattamento dei dati. Con tali fornitori sottoscriveremo un contratto che soddisfi i requisiti di volta in volta applicabili in materia di protezione dei dati. Se un fornitore di servizi si trova in un paese la cui legislazione sulla protezione dei dati non è ritenuta adeguata dalle autorità di vigilanza, prima di procedere a qualsiasi trasmissione dei dati tale fornitore sarà da noi obbligato a ottemperare alle garanzie previste per legge a tutela dei partecipanti.
In ogni caso tutti i destinatari di dati personali sono tenuti a rispettare le disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati.
1.4. Inserimento di dati aggiuntivi nel caso di eventi online
1.4.1 Login
Gli eventi online si svolgono in collaborazione con un partner esterno all’interno del suo sito web. I dati di accesso e ulteriori informazioni vengono forniti ai partecipanti da parte nostra con l’invito all’evento.
Per partecipare a un evento online, al momento del login è necessario fornire dati come nome, cognome e indirizzo e-mail. Ai fini del suddetto trattamento dei dati si applicano le rispettive disposizioni di protezione dei dati del partner esterno, che saranno fornite all’utente al momento del login.
1.4.2 Valutazione
Al momento dell’accesso a tali siti web, i seguenti dati vengono di solito memorizzati all’interno di log file: i dati inseriti dall’utente, l’indirizzo IP, la data, l’orario, la richiesta del browser e informazioni generali trasmesse relative al sistema operativo o al browser. Tali dati di utilizzo rappresentano la base di valutazioni statistiche finalizzate a identificare eventuali tendenze grazie alle quali possiamo migliorare le nostre offerte.
1.5. I diritti dell’utente in merito ai propri dati
Se desiderate ricevere informazioni in merito ai dati da noi trattati, potete presentare una richiesta scritta allegando una copia della vostra carta d’identità o del passaporto al fine di garantire l’identificazione.
Potete richiedere la correzione di dati errati o il completamento di dati incompleti oppure, almeno per una parte di essi, correggere o integrare personalmente i dati in qualsiasi momento all’interno di Evenito.
Potete inoltre richiedere la cancellazione dei vostri dati tranne nel caso in cui la Baloise sia obbligata o autorizzata da leggi e normative vigenti alla conservazione degli stessi.
Avete anche la possibilità di richiedere la consegna o la trasmissione in un formato elettronico di uso comune dei dati personali da voi forniti, a condizione che il trattamento venga effettuato con l’ausilio di un’elaborazione automatizzata, che abbiate acconsentito al trattamento dei dati oppure che i vostri dati vengano trattati ai fini della stipula o della gestione del contratto di assicurazione.
In tutti i casi in cui il trattamento dei dati sia basato sul vostro consenso, tale consenso può essere da voi revocato in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento avvenuto sulla base del consenso rilasciato prima della revoca.
Le relative richieste possono essere inviate al seguente indirizzo:
Baloise Assicurazione SA
Incaricato della protezione dei dati
Aeschengraben 21, casella postale
4002 Basel
1.6. Durata della conservazione
In sintonia con i concetti di cancellazione della Baloise, i vostri dati saranno salvati solo per il tempo necessario al raggiungimento degli scopi precedentemente indicati nonché per la durata di conservazione imposta alla Baloise per legge o per contratto (di norma 6 mesi dopo lo svolgimento di un evento).
In singoli casi la Baloise può conservare i dati personali anche per periodi più lunghi, ad esempio in caso di rivendicazioni avanzate nei confronti della Baloise stessa (durante il periodo di prescrizione legale) o se la legge o le autorità la obbligano altrimenti o se un periodo più lungo si rendesse necessario sulla base di interessi commerciali giustificati. Appena i dati personali non saranno più necessari per gli scopi di cui sopra, questi saranno cancellati. Provvederemo a informarvi via e-mail in merito a eventuali modifiche.
2. Sicurezza dei dati
2.1. Riservatezza
Trattiamo i dati personali in maniera riservata e rispettiamo le disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati.
2.2. Rischi di Internet
Al momento della trasmissione dei dati tramite Internet, l’utente agisce a proprio rischio e pericolo. Proteggiamo i dati trasmessi attraverso i nostri siti web durante il trasferimento con meccanismi di cifratura adeguati. Adottiamo adeguate misure di sicurezza di tipo tecnico e organizzativo al fine di ridurre i possibili rischi all’interno dei siti web sia nostri che dei nostri partner esterni. Il terminale dell’utente si trova tuttavia al di fuori della zona di sicurezza da noi controllabile. Spetta pertanto all’utente il compito di informarsi in merito alle necessarie procedure di sicurezza e di implementare in tal senso le misure adeguate.
2.3. Cifratura e-mail
Nel caso in cui l’utente ci abbia fornito il proprio indirizzo e-mail, invieremo le informazioni richieste tramite posta elettronica. Per la consegna di informazioni riservate, questo viene fatto in forma cifrata. Qualora non fosse possibile uno scambio cifrato tramite e-mail, utilizzeremo a tal fine altri canali (ad esempio il portale clienti o Baloise Secure Transfer).
2.4. Modifiche alla presente informativa sul trattamento dei dati
Ci riserviamo il diritto di modificare o integrare in qualsiasi momento la presente informativa sul trattamento dei dati. È valida la versione pubblicata all’interno del presente sito.